Corporate Content Management Systems (ECM-systemer) er de typer softwareteknologier, der er vidt anvendelige til styring, opbevaring, hentning og beskyttelse af ustrukturerede oplysninger, der er direkte relateret til styring af forretningsprocesser i enhver organisation.
Nogle forvirrer ECM-systemer og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS). Forvirringen mellem disse definitioner opstår på grund af det faktum, at meget ofte EDMS ud over forretningsmæssige dokumenthåndteringsmoduler inkluderer nogle ECM-funktioner. Som for eksempel medarbejderes interaktion med forberedelse af dokumenter. I en sådan situation er det meget muligt at diskutere udvidelsen af funktionalitet til ECM-systemet.
Den største forskel mellem ECM-systemet og EDMS er, at ud over at udføre elektronisk dokumenthåndtering af virksomheden skaber ECM-systemer et enkelt informationsrum for alle brugere af organisationen samt giver automatisering af forretningsprocesser.
Takket være brugen af ECM-systemer optimeres arbejdskraftens ressourcer, og virksomhedens driftsomkostninger reduceres markant.
ECM-systemer inkluderer typisk de følgende underafsnit (moduler), der hver integrerer med resten af underafsnittene og kan også eksistere separat.
Nedenfor er nogle af dem:
- Enterprise elektronisk dokumenthåndteringsmodul;
- Business Process Support Module;
- Webindholdsstyringsmodul til en virksomhedswebsite eller portal,
- Media Content Management Module;
- Videnstyringsmodul;
- Modul til adgangskontrol til indhold, der leverer de nødvendige oplysninger uanset tid og sted.
Hver af underafsnittene kræver visse færdigheder. For eksempel kræver administration af webindholdet på en virksomhedswebsite eller portal specifik viden om administration af internetressourcer, og virksomhedens elektroniske dokumenthåndteringsmodul kræver specifikationer for den interne bevægelse af dokumenter.
ECM-systemer kombinerer indholdet af dokumenter og ledelsesmæssige aspekter af virksomheden, skaber et enkelt miljø til dokumenthåndtering og reducerer antallet af arbejdsaktiviteter til implementering af forretningsopgaver. Således bliver virksomhedsindhold tilgængeligt for de brugere, der har brug for det til hurtig og høj kvalitet.
